Paikalliset

Kunnat joutuvat painimaan uusien lakien kanssa – pöytäkirjat esillä aiempaa lyhyemmän aikaa ja henkilötiedot pitää poistaa

Asiakirjahallintopäällikkö Ilona Sidoroff kertoo, että vanhat pöytäkirjat on pitänyt ottaa pois netistä.

Riina Haapala

Lappeenrannan kaupungin verkkosivuilla on nähtävillä vanhoja pöytäkirjoja. Vanhat pöytäkirjat on pitänyt kuitenkin ottaa pois ja nähtävillä tulisi olla maksimissaan vuoden takaisia pöytäkirjoja.

Lappeenrannan kaupungin asiakirjahallintopäällikkö Ilona Sidoroff kertoo, että esilläoloaikaa on lyhennetty. Syitä on siihen useita, mutta tärkeimpänä on Kuntaliiton suositus siitä, että pöytäkirjat olisivat esillä verkossa vain vuoden.

Aiemmin pöytäkirjat ovat olleet nähtävillä verkkopalvelussa kolmen vuoden ajan. Niitä ei ole ollut pakko julkaista verkossa, mutta viime vuoden kesäkuussa voimaan tullut kuntalaki määrää, että pöytäkirjojen pitää olla julkisessa tietoverkossa. Lisäksi kuntalaki määrää poistamaan henkilötiedot pöytäkirjoista valitusajan umpeuduttua.

Sidoroffin mukaan pöytäkirjojen poisto netistä ei ole julkisuuslain vastaista, sillä asiakirjat ovat edelleen julkisia. Ne saa pyytämällä sähköpostitse kirjaamosta. Sidoroff muistuttaa, että vaikka asiakirjat ovat julkisia, kaikkea ei voi julkaista netissä.

– Jos kyse on henkilötiedoista, nettiin laittaminen on henkilötietojen luovuttamista käytännössä kenelle vaan. Siksi netissä julkaisulle pitää olla painavat perusteet.

Kunnissa joudutaan tasapainottelemaan julkisuuslain, kuntalain ja henkilötietolain välillä. Lisäksi toukokuussa astuu voimaan EU:n yleinen tietosuoja-asetus, joka tiukentaa entisestään määräyksiä siitä, mitä henkilötietoja saa olla esillä ja missä.

– Kunnan avoimuuden ja yksityisyydensuojan yhdistäminen ei ole helppoa. Jos nämä ovat keskenään ristiriidassa, on yksityisyyden suoja intressinä voimakkaampi.

Lappeenrannassa, kuten myös monessa muussa Suomen kunnassa on pöytäkirjojen ja esityslistojen esilläoloon käytetty Dynasty-tietopalvelua. Sen tekniikka on kuitenkin vanhanaikaista eikä henkilötietojen poisto jälkikäteen ole mahdollista. Käytännössä PDF-tiedostoihin pitäisi mustata henkilötiedot, tulostaa ne ja skannata uudelleen.

Lappeenrannassa onkin tämän vuoden alussa otettu käyttöön uusi M-Files-järjestelmä, jossa henkilötietojen poisto on helpompaa.

Uusi järjestelmä mahdollistaa sen, että virkanhaltija voi jo pöytäkirjaa verkkoon laittaessaan merkitä henkilötiedot ja valitusajan jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

Sidoroff kertoo, että Lappeenrannassa viranhaltijoita on koulutettu pöytäkirjojen nettijulkaisussa. Monessa muussa kunnassa tilanne on heikompi.

– Kunnissa ei välttämättä ole kiinnitetty huomiota siihen, mitä nettisivuilla on. Kävin ennen koulutusta katsomassa muiden kuntien sivuja ja sieltä löytyi jopa ihmisten henkilötunnuksia.

Uudessa M-Files-järjestelmässä on myös sähköinen arkistointimahdollisuus.

– Se on merkittävä uudistus ja tuo säästöä.

Arkistorakennusten vaatimukset ovat kovat: niiden pitää muun muassa kestää kolme tuntia ulkopuolella olevaa tulipaloa. Sellaisen rakentaminen on kallista ja nykyisessä kaupunginarkistossa alkavat seinät tulla vastaan.

Kaupungin tavoitteena onkin siirtyä kokonaan sähköiseen arkistointiin.

Pysyvästi säilytettävän arkistoaineiston osalta tosin pitää vielä toistaiseksi hakea lupa Kansallisarkistolta, mutta määräajan säilytettävä aineisto voidaan jo säilyttää sähköisesti.

Etusivulla nyt

Uusimmat: Paikalliset

Luetuimmat paikalliset

Uusimmat

Luetuimmat

Autoihinvaraosat.fi